LIFE 2 - Stellenwert in den Unternehmen

Neben der Flexibilität ist auch die Kooperation ein Schlüsselthema der ICT. Professor Arnold Picot formuliert das im Think Tank folgendermaßen:

„Arbeit wird immer mehr Kommunikationsarbeit. Und virtuelle Kooperation fördert und unterstützt diesen Prozess.“
Professor Arnold Picot, Ludwig-Maximilians-Universität München

Abbildung 5-1: Bedeutung der Zusammenarbeit in der täglichen Arbeit

In der Tat ist es so, dass heute sechs von zehn IT-Anwendern (61%) zur Erledigung ihrer beruflichen Aufgaben sehr häufig oder häufig auf die Zusammenarbeit mit anderen angewiesen sind. In Deutschland sind es sogar knapp drei Viertel der Befragten (74%), die ihre Arbeit nur in der Kooperation mit anderen erledigen können (siehe Abbildung 5-1).Insgesamt 44 Prozent arbeiten häufig oder sehr häufig in standortübergreifenden Projektteams, in Frankreich und Spanien sogar jeder Zweite (jeweils 53%). Jeder Dritte (33%) ist (sehr) häufig auch in unternehmensübergreifenden Projektteams tätig, arbeitet also mit externen Partnern, Kunden oder Beratern zusammen.

Abbildung 5-2: Bedeutung virtueller Kooperation heute und morgen

Auch viele ICT-Entscheider sind sich der Bedeutung der virtuellen Zusammenarbeit bewusst. 55 Prozent der im Rahmen der Studie LIFE 2 befragten ICT-Entscheider geben an, dass virtuelle Kollaboration in ihrem Unternehmen heute sehr hohe oder hohe Bedeutung hat. In den USA sind es sogar 66 Prozent der Entscheider. Ein etwas genauerer Blick zeigt, dass sich trotz dieses bereits recht hohen Stellenwertes eine weiter zunehmende Bedeutung virtueller Kooperationsformen abzeichnet. So erwarten insgesamt 70 Prozent der ICT-Entscheider, dass die Bedeutung der virtuellen Kollaboration für ihr Unternehmen in fünf Jahren (sehr) hoch sein wird – in den USA sind es sogar 80 Prozent (siehe Abbildung 5-2).
Aufschlussreich in dieser Hinsicht ist auch ein Blick auf die verschiedenen Entscheidergruppen und auf die Befragten, die ausdrücklich mit einer sehr hohen künftigen Bedeutung der virtuellen Kollaboration für ihr Unternehmen rechnen (Top Box). So messen im Cluster der Vorreiter heute 29 Prozent der virtuellen Kollaboration eine sehr hohe Bedeutung bei, 41 Prozent von ihnen rechnen mit einer sehr hohen Bedeutung in fünf Jahren. Ein noch größerer Bedeutungszuwachs zeichnet sich im Cluster der Aufgeschlossenen ab: Während virtuelle Kooperationsformen gegenwärtig für 17 Prozent dieses Segments sehr hohe Bedeutung haben, erwarten 37 Prozent eine sehr hohe Bedeutung in fünf Jahren. Vor diesem Hintergrund wundert es nicht, dass fast ein Viertel der ICT-Entscheider (23%) die virtuelle Kollaboration als einen der drei wichtigsten ICT-Trends für die Zukunft sieht.

Einsatzmöglichkeiten: Interne und externe virtuelle Kollaboration

Grundsätzlich lassen sich drei Varianten virtueller Kollaboration unterscheiden: Zum einen die virtuelle Kollaboration innerhalb der Unternehmensgrenzen, also zum Beispiel die Zusammenarbeit innerhalb eines räumlich getrennten Projektteams, oder auch die Zusammenarbeit mehrerer Unternehmenseinheiten oder mehrerer Standorte des gleichen Unternehmens. Zum zweiten die externe virtuelle Kollaboration mit Unternehmen oder Partnern, die dem eigenen Unternehmen in der Wertschöpfungskette vorgelagert oder nachgelagert sind, also zum Beispiel mit Zulieferern, Vertriebspartnern oder auch Kunden. Und drittens gibt es da auch noch die Möglichkeit einer Kollaboration mit Wettbewerbern. Hierzu meint Professor Claudia Loebbecke: „Auch Wettbewerber werden sich zu gezielten Fragestellungen ‚virtuell‘ zusammensetzen und kooperieren. Die Herausforderung besteht darin, gezielt zu managen, welche Informationen und Erkenntnisse man wann mit wem unter welchen Bedingungen austauscht.“

Insgesamt geben drei Viertel der befragten ICT-Entscheider (76%) an, dass in ihrem Unternehmen heute bereits Möglichkeiten zur virtuellen Kollaboration genutzt werden. Vor allem die Nutzung der verschiedenen Möglichkeiten der unternehmensinternen virtuellen Kollaboration (z.B. bei der Kommunikation innerhalb von Teams, bei Schulungen, in der Projektarbeit oder im Wissensmanagement) ist längst selbstverständlich. Noch auszuschöpfende Potenziale liegen dagegen in der externen Kollaboration und hier vor allem in der Kollaboration mit Unternehmen und Partnern aus nachgelagerten Wertschöpfungsstufen. Aber auch im Vertrieb und im Kundendienst böte der Einsatz von virtueller Kooperation noch großes Potenzial, davon ist zum Beispiel Christophe Châlons, Chief Analyst der PAC Group und einer der Think-Tank-Teilnehmer überzeugt.

„Im Vertrieb und Kundendienst bietet der Einsatz von virtueller Kooperation noch großes Potenzial.“
Christophe Châlons, Chief Analyst, PAC Group

Erst gut ein Drittel der Unternehmen (35%) nutzt die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten zur virtuellen Kollaboration auch in der Kundenbetreuung – dabei sind viele Kunden durchaus offen für einen „virtuellen“ Kontakt mit den Unternehmen. So kann sich die Mehrheit der im Rahmen der Studie befragten Konsumenten (insgesamt 66%) beispielsweise gut oder sehr gut vorstellen, einfache Anliegen im Kontakt mit Dienstleistern oder Behörden künftig auch über das Internet zu klären, zum Beispiel im Rahmen einer Webkonferenz mit einem Berater oder Kundenbetreuer. Am höchsten ist das Interesse für eine solch virtuelle Betreuung im Bereich Behördengänge (62% Zustimmung in den Top 2 Boxes), gefolgt von Bank- und Versicherungsberatungen (jeweils 58%). Sogar die Durchsprache von Befunden mit einem Arzt können sich 44 Prozent der Konsumenten künftig auch über das Internet vorstellen. Vor allem die Konsumenten in Spanien, Großbritannien und den USA sind gegenüber solchen Formen virtueller Kundenbetreuung sehr aufgeschlossen, deutsche Konsumenten sind im Ländervergleich deutlich zurückhaltender.

Nützlichkeit der Anwendungen

Im Hinblick auf die Nützlichkeit verschiedener Tools zur virtuellen Zusammenarbeit zeigt sich, dass die Anwender von IT im Unternehmen vor allem Lösungen aus dem Bereich Unified Communications, Präsenzinformationen und Videokonferenzen als besonders nutzenstiftend beurteilen. Vergleicht man die Aussagen zur wahrgenommenen Nützlichkeit mit der tatsächlichen Nutzung dieser Anwendungen im Unternehmen, so zeigt sich vor allem im Bereich „Video Conferencing“ noch ungenutztes Potenzial: Zwar hält jeder Zweite der befragten IT-Anwender (50%) Videokonferenzen für sehr nützlich oder nützlich, gleichzeitig geben aber nur 29 Prozent der Anwender an, dass Videokonferenzen in ihrem Unternehmen auch tatsächlich häufig zum Einsatz kommen. Ganz ähnlich sieht es auch für das Web Conferencing aus: 48 Prozent der Befragten halten Webkonferenzen für (sehr) nützlich, aber nur 26 Prozent der Befragten geben an, dass Webkonferenzen in ihrem Unternehmen tatsächlich auch häufig genutzt werden.

Abbildung 5-3: Kooperation – Bewertung Nützlichkeit

Der Vergleich von Nutzung und Nützlichkeit zeigt aber auch, dass sich Anwendungen aus dem Bereich „Unified Communications“, also Anwendungen, die verschiedene Kommunikationsmedien einerseits untereinander, andererseits mit anderen Unternehmensprozessen vernetzen,¹⁶ bereits breit durchsetzen konnten. In jedem zweiten Unternehmen (52%) kommen sie heute häufig oder sehr häufig zur Anwendung. Mit 63 Prozent Nennungen als „sehr nützlich“ oder „nützlich“ stehen Unified Communications auch in der Gunst der Anwender an oberster Stelle (siehe Abbildung 5-3).

Vorteile und Risiken

„Virtuelle Kollaboration schafft einen wichtigen zusätzlichen Kanal für die verstärkte Kommunikation und Kooperation“ – so formuliert es Professor Jonas Schreyögg von der Ludwig-Maximilians-Universität München im Think Tank. Doch welche Vorteile werden in der Praxis konkret gesehen? Als wichtigsten Vorteil virtueller Kollaboration nennen sowohl die ICT-Entscheider als auch die Anwender die Ersparnis von Reisezeit und Reisekosten. 78 Prozent der Anwender und 59 Prozent der ICT-Entscheider nennen diesen Aspekt als einen der drei größten Vorteile, den die verschiedenen Möglichkeiten der virtuellen Kollaboration bieten. Weitere große Vorteile der virtuellen Kollaboration liegen aus Sicht der ICT-Entscheider in der – durch die bessere Vernetzung – erhöhten Produktivität der Mitarbeiter (42% Nennungen) und der Erhöhung der Flexibilität, die sich durch die bessere Erreichbarkeit der Mitarbeiter ergibt (35%). Die Nutzer wiederum sehen als weiteren wesentlichen Vorteil der virtuellen Kollaboration vor allem schnellere Entscheidungen und kürzere Projektlaufzeiten (39%). Die Erhöhung der Flexibilität kommt für sie an dritter Stelle (36%). Diese Aspekte betont auch Professor Arnold Picot im Think Tank: „Virtuelle Kollaboration kann neue Möglichkeiten schaffen, z. B. Entscheidungen beschleunigen.“

Das größte Risiko, das sich aus einer vermehrten virtuellen Zusammenarbeit ergeben könnte, vermuten beide Gruppen, d.h. die ICT-Entscheider wie auch die Nutzer von ICT-Anwendungen im Unternehmen, gleichermaßen im Verlust des persönlichen Kontaktes zu den Kollegen. Jeder zweite Nutzer (53%) und 43 Prozent der ICT-Entscheider sehen hier die größte mögliche Gefahr einer vermehrten virtuellen Zusammenarbeit. Als tendenziell unproblematisch werden hingegen die technischen Voraussetzungen für die virtuelle Kollaboration angesehen. Lediglich 23 Prozent der ICT-Entscheider erkennen in der technischen Komplexität eine Gefahr, 26 Prozent nennen Kosten für die Anschaffung der nötigen Technik als wesentlichen Nachteil virtueller Kollaboration.

Sicherheitspakete

Auch das Thema Sicherheit stellt aus Sicht der Entscheider kein größeres Risiko dar. Die meisten der in der Studie befragten ICT-Entscheider (72%) sind der Ansicht, dass ihr Unternehmen im Rahmen der virtuellen Kollaboration ausreichend gegen Industriespionage und Geheimnisverrat geschützt sei. Besonders gut geschützt fühlen sich die US-amerikanischen Entscheider, hier sind es 78 Prozent, die sich sicher fühlen. Um die Sicherheit bei der virtuellen Kollaboration zu gewährleisten, werden verschiedene Schutzmaßnahmen eingesetzt. Am weitesten verbreitet sind gesicherte Verbindungen, z.B. über VPN-Tunnel, sie kommen bei 70 Prozent der Unternehmen zum Einsatz. 56 Prozent klassifizieren den Zugriff auf Informationen nach Rollen und Berechtigungen, und ein gutes Drittel der ICT-Entscheider (36%) setzt auf Trust-Center-Lösungen. Letztere sind vor allem in Deutschland und Spanien weit verbreitet (43% bzw. 44%).